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Schritt 6 - Runder Tisch: Verpflegungskonzept fertigstellen |
| Nachdem auch die Politik über das Verpflegungskonzept informiert wurde, gilt es beim zweiten Runden Tisch den Entwurf des Konzepts zu diskutieren. Es kann passieren, dass Punkte vom ersten Runden Tisch nur abgewandelt oder gar nicht umgesetzt werden können. Diese Punkte sollten Sie beim zweiten Runden Tisch offen ansprechen und auf die Hürden (z. B. in der Verwaltung) hinweisen. Möglicherweise gab es seit dem ersten Runden Tisch bereits (finanzielle) Entscheidungen, die für oder gegen die Umsetzung der definierten Verpflegungsqualität sprechen. Teilen Sie dies am Runden Tisch offen mit.
Beispiel: In einer Kommune wurde beim ersten Runden Tisch beschlossen, dass die Verpflegung in den nächsten Jahren von Warmanlieferung auf temperaturentkoppelte Systeme umgestellt wird. Die Verwaltung hat anschließend jede Schulküche vor Ort auf diese Möglichkeit hin überprüft. Für die temperaturentkoppelten Systeme werden (Tief)Kühlgeräte und Regeneriergeräte und der entsprechende Stellplatz benötigt. Die Verwaltung kam bei der Prüfung zu dem Schluss, dass in einigen wenigen Schulen keine Umstellung des Verpflegungssystems möglich ist. Dies wurde offen am zweiten Runden Tisch kommuniziert und der Platzmangel angesprochen. Die Schulen wurden darüber informiert, dass eine Umstellung nur langfristig angegangen werden kann. Organisation vereinfachen Für den zweiten Runden Tisch laden Sie dieselben Personen ein wie für das erste Treffen. Wenn Sie mehrere Runde Tische organisiert haben, so behalten Sie dies bei. Legen Sie den Entwurf des Verpflegungskonzepts bei der Einladung bei, sodass alle Teilnehmenden auf dem gleichen Stand sind und sich gut auf den Termin vorbereiten können. Machen Sie jedoch am Dokument kenntlich, dass es sich um einen Entwurf handelt (z. B. Wasserzeichen). Lassen Sie die Teilnehmenden ggf. eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben, die bis zum offiziellen Beschluss des Konzepts gültig ist. Tipp: Nutzen Sie Ihre vorhandene Einladungsliste vom ersten Runden Tisch. Greifen Sie zu Beginn der Sitzung des zweiten Runden Tischs die Eckpunkte oder größten Veränderungen aus dem Verpflegungskonzept auf, z. B. im Rahmen einer Präsentation. Im Modellprojekt kamen in den Kommunen verschiedene neue Themen hinzu, die beim ersten Runden Tisch noch nicht angesprochen wurden. Diese neuen Inhalte wurden zu Beginn vorgestellt und anschließend auf offene Fragen der Teilnehmenden zum Verpflegungskonzept eingegangen. Protokollieren Sie alle diskutierten Punkte, um sie später ggf. in das Verpflegungskonzept aufnehmen zu können. Zeigen Sie den Teilnehmenden das weitere Vorgehen auf und den Zeitplan für die Fertigstellung des Konzepts. Wenn eine längere Umsetzungs- oder Veränderungsphase ansteht, legen Sie dafür konkrete Maßnahmen mit den Teilnehmenden fest. Sprechen Sie auch an, ob und in welchen Abständen sich der Runde Tisch weiterhin treffen wird. Im Sinne der Qualitätssicherung sollten solche Treffen regelmäßig stattfinden, dabei kann auch das Verpflegungskonzept immer wieder Thema sein und angepasst werden. Es ist sinnvoll, bereits während des Runden Tisches die Veränderungen in das Verpflegungskonzept aufzunehmen. Stellen Sie das Verpflegungskonzept nach dem Runden Tisch fertig. Nehmen Sie – sofern das nicht schon während der Sitzung erfolgt ist – die Absprachen zu den Treffen des Runden Tisches auf.
- Personen nehmen nicht am Runden Tisch teil: Erinnern Sie die Eingeladenen einige Tage vorher an den Termin und fordern Sie eine Zu- oder Absage. Ein Runder Tisch ohne oder mit nur wenigen Teilnehmenden ist nutzlos. - Personen nehmen teil, kommen aber nicht zu Wort: Achten Sie im Verlauf darauf, dass wirklich alle, die sich beteiligen wollen, dies auch können.
Das Projekt wurde vom Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) im Rahmen des Nationalen Aktionsplans IN FORM gefördert. |
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